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Rubrique METIERS : ORGANISATION DE VOYAGE ET TOURISME RECEPTIF

Chef de projet en Tourisme d’affaires : la créativité en action au quotidien

Le 7 décembre 2011 - administrateur

Missions :

Un chef de projet travaille dans une agence de tourisme d’affaires. En contact permanent avec le client final, il est en charge d’un dossier de A à Z : conception, élaboration, vente, coordination.
Types d’événements concernés : séminaires, incentive, conventions, congrès pharmaceutiques, symposium…

1/ Montage d’un dossier sur appel d’offre :
Il s’agit de concevoir, élaborer et vendre un projet.
- choix des destinations et programmes à proposer au client en collaboration avec le directeur de clientèle
- contrôle de l’adéquation de la proposition avec les impératifs stratégiques du client
- contacts et négociations avec les divers prestataires en France et à l’étranger (chaînes hôtelières, compagnies aériennes et ferroviaires, traiteurs, techniciens audiovisuels, réceptifs étrangers, et tout types de prestataires d’animations…)
- élaboration d’un document (la plupart du temps Power Point) avec photos et textes décrivant chaque proposition ainsi qu’un devis détaillé sur Excel

2/ Suivi d’un dossier confirmé :
Le chef de projet est le référent de l’agence et des équipes techniques auprès du client.
- repérage éventuel des lieux et sécurisation de la faisabilité de l’opération
- conception des documents d’édition nécessaires
- choix et contrôle des intervenants
- encadrement de l’équipe sur le terrain
- suivi technique de l’opération
- suivi administratif des budgets et respect de la marge de l’agence

Pour les congrès et symposium, une connaissance du secteur thématique est indispensable.

Formation :
Bac +3 / 4 - Ecole de Communication ou de Commerce, ou une solide expérience dans la communication (3 ou 4 ans minimum)

Anglais courant exigé

Rémunération :
environ 27K€ brut/an

Points forts :
- La maîtrise totale d’un projet
- Les voyages et le travail de terrain, repérage, fam trip, prospection de nouveautés…
- La stimulation intellectuelle, face à des clients et des projets toujours différents
- L’absence de routine

Compétences :
- Compétences techniques et commerciales
- Maîtrise du Pack Office et des nouvelles technologies
- Anglais courant nécessaire et autres langues bienvenues
- Connaissance des contraintes légales et administratives

Qualités bienvenues :
Vous êtes autonome et dynamique. Le sens du relationnel et l’adaptabilité font partie de votre personnalité.

Vous possédez en outre :
- Une expérience professionnelle pour comprendre une culture d’entreprise
- De la ténacité et de la rigueur
- Une capacité à négocier
- La réactivité nécessaire pour faire face aux impondérables d’un grand événement
- Une disponibilité et un esprit d’équipe pour travailler en groupe et motiver les troupes

Débouchés et évolution professionnelle :
le chef de projet junior devient confirmé, puis senior au fil des années d’expérience. Le senior peut être amené à encadrer un ou plusieurs chefs de projets junior et assistants. Il peut ensuite devenir directeur d’une agence.

Témoignages de pros

Gérard Farina, directeur de Coast-organisation
Chef de projet en Tourisme d’affaires : la créativité en action au quotidien
Nos chefs de projets sont entièrement responsables face au client, de la commande à la réalisation

« Notre agence est un réceptif France qui propose des prestations un peu particulières, avec un concept d’aventure et de découverte ludique, sous forme de rallye, très novateur.

Nous avons plusieurs chefs de projets qui sont entièrement responsables face au client, de la commande à la réalisation. Il n’y a aucune déperdition de responsabilité en cours de route.

Il est donc nécessaire que ces personnes soient avant tout polyvalentes : de la rigueur, même de la méticulosité pour tout verrouiller, la connaissance du terrain, du back office, de tout le côté organisation pratique, et une belle créativité.

Car elles doivent tout faire elles-mêmes, y compris vendre, ce qui passe par les présentations, la recherche pour que l’événement proposé corresponde aux impératifs du client, et soit à même de le convaincre de nous choisir.

Il faut par exemple de vraies nouvelles idées pour déclencher chez un chef d’entreprise l’envie d’un incentive à Paris, il faut donc savoir innover, sortir du classique, bien saisir l’idée que le client veut faire passer et en faire le fil rouge de l’expérience qu’on va lui vendre.

Nos chefs de projet parlent tous plusieurs langues, un gros plus pour convaincre le client étant de le faire dans sa langue. Ils viennent d’écoles de communication ou de commerce, et peuvent parfois être formés sur place.

Mais une expérience de terrain est bienvenue car les tâches sont multiples, création, production, négociations, vente, accompagnement, réactivité pendant l’événement, suivi... Il s’agit souvent de one-shots, donc sans droit à l’erreur.

Et un raté peut être catastrophique pour le client, ce qui implique un grand sens de la responsabilité. Mais le turn over dans notre agence est très faible. C’est un bon critère pour choisir ce métier. »

Dorothée Detourbet, Secrétaire générale chez Ormès
« Ormès est une agence qui bénéficie d’une bonne notoriété auprès des candidats. Nous recrutons donc facilement dans les candidatures spontanées.

Par ailleurs, nous sommes membres de l’ANAé, qui dispose d’un site très bien informé et référencé pour des offres directes.

Pour le profil recherché, je parle volontiers de « mouton à cinq pattes ».

Le simple BTS n’est pas suffisant. Il faut pouvoir justifier d’une connaissance personnelle singulière, d’un territoire intellectuel ou d’une formation différente.

Au départ, l’idéal est l’école de commerce, et quelqu’un qui a l’esprit ouvert, cultivé, qui a une notion innée d service, qui ne regarde pas sa montre, qui a une orthographe implacable, qui sait compter pour garantir la marge, etc. Mais cela ne suffira pas, il y faudra d’autres acquis personnels.

La rencontre physique est au cœur de notre métier mais il faut désormais maîtriser également le nouveau segment que représente le web marketing.

Tout cela est impossible sans une certaine expérience. Nous avons en permanence dans la maison des étudiants en stage de professionnalisation longue durée ou en alternance, et nous confirmons les meilleurs en CDI.

En fait, nous avons deux profils de recrutement : les jeunes en fin de formation que nous aidons à entrer dans le monde de l’entreprise – qui peuvent éventuellement nous quitter ensuite -, et des moins jeunes avec déjà de l’expérience chez des confrères. Mais l’approche commune reste la culture de service client, dans une grande disponibilité et réactivité. »

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